Die unglaubliche Relevanz des Pareto-Prinzips

Einordnung des Pareto-Prinzips

Damit ich 80 % des Artikels mit 20 % des Aufwands schreiben kann, starte ich die Recherche mit ChatGPT – so spaßig der Satz im ersten Moment gemeint war, so korrekt ist er im selben Moment. Und was schreibt die KI? Zuerst klärt mich die KI auf, was das Prinzip bedeutet:

80 % der Ergebnisse werden mit 20 % des Aufwands erzielt. Umgekehrt können die restlichen 80 % des Aufwands oft nur noch 20 % Ergebnis bringen.

Jedes Mal, wenn ich diese Definition lese, muss ich das zunächst sacken lassen. Hinter diesem Denkmuster steckt so viel (Optimierungs-)Potenzial für den Alltag und die Arbeit. Bevor ich darauf eingehe, möchte ich die Grenzen betonen:

• Es ist keine exakte mathematische Regel. Verlasst euch nicht darauf, sondern bewertet Situationen mit diesem Denkmuster, um daraus z. B. Prioritäten abzuleiten.
• Es lässt sich nicht auf jede Situation sinnvoll anwenden. Insbesondere bei medizinischer Versorgung oder Sicherheit sind die vollen 100 % unabhängig vom Aufwand maßgeblich und sparen oder optimieren fatal.
• Wenn einer deiner fundamentalen Werte Exzellenz ist, wird es wirklich schwierig für dich – glaub mir, ich fechte diesen Kampf täglich aus. Weiter unten gehe ich darauf ein.

Relevanz für den Alltag

Arbeit und Produktivität

Eine logische Konsequenz für den Arbeitsalltag ist der Fokus auf „High-Impact“-Aufgaben. Also die 20 % der Aufgaben, mit denen ich voraussichtlich 80 % meiner Ergebnisse bzw. Wirkung erziele.

Die Theorie klingt einfach. Hier kann ich aus persönlicher Erfahrung nur darauf hinweisen: verwechselt Action nicht mit Motion. Um das Prinzip im Arbeitsalltag sinnvoll einsetzen zu können, müssen lang- und kurzfristige Ziele definiert und klar formuliert sein. Ansonsten arbeite ich an den falschen Dingen und mein Fokus führt nur dazu, dass ich bedeutungsloses Zeug noch effizienter umsetze.

Deswegen lautet mein Grundsatz wie folgt:

Das Pareto-Prinzip ist grundsätzlich ein Effizienzsteigerungstool (wie ich arbeite). Damit es die volle Wirkung erzielt, muss es zusätzlich als Effektivitätssteigerungstool genutzt werden (was ich arbeite).

Haushalt

Wir wenden uns vom beruflichen zum privaten Kontext: Ruf dir dein Zuhause vors geistige Auge und überlege, welche Flächen du meist nutzt. Vorwiegend wird 20 % der Wohnfläche (z. B. Küche, Bad, Wohnzimmer) 80 % der Zeit genutzt – und macht auch 80 % des Reinigungsaufwands aus. Da ist es also wieder.

Weiter gedacht, verhält es sich mit der Kleidung ebenso. Zumindest bei mir ist es so, dass ich 20 % meiner Kleidung in 80 % der Zeit trage. Meiner Meinung nach ist dies nicht schlimm, es bietet jedoch das Potenzial, mich gezielt von Ballast zu befreien → eigentlich unliebsame Klamotten zu spenden.

Und viele Bereiche mehr

Die oben gestellten Überlegungen lassen sich auf viele Bereiche projizieren. Ich verbringe den Großteil meiner Screen-Time auf den immer gleichen Seiten oder Apps. Will ich also meine Screen-Time reduzieren (siehe meine Buchreview „Make Time“), kann ich genau hier anpacken und Netflix löschen oder Instagram blockieren.

Beim Thema Lernen, Beziehungen oder Finanzen finden sich schnell ähnliche Anwendungsmöglichkeiten. Ich konzentriere meine Aufmerksamkeit auf einen kleinen Kreis an Menschen, um wertvolle Beziehungen zu haben, statt viele oberflächliche Kontakte zu pflegen.

Die Grafik geht argumentativ noch einen Schritt weiter. Wenn ich mein Leben nach dem Pareto-Prinzip ausrichte und mich je Bereich auf die essenziellen 80 % konzentriere, entwickeln sich Gewohnheiten und Systeme, mit denen sich die restlichen 20 % des Lebens von allein gerade rücken.

Konflikt mit Exzellenz

Im Laufe der Zeit konnte ich für mich herausarbeiten, dass mich drei Werte ausmachen, nach denen ich meine Entscheidungen bewusst und oft genug auch unbewusst treffe: Verlässlichkeit, Gelassenheit und Exzellenz. Letzterer führt bei mir immer wieder zu Schwierigkeiten in der Umsetzung des Pareto-Prinzips: Ich verbinde Exzellenz mit 100 %.

Passenderweise habe ich gerade auf LinkedIn einen Artikel über Perfektionismus und dessen unterschiedliche Ausprägungen gelesen. Ich würde mich in einer Mischung aus starrem und selbstkritischem Perfektionismus einordnen, der meine Handlungen, verkleidet als Exzellenz, beeinflusst.

Um das Pareto-Prinzip trotzdem anzuwenden, nutze ich mein Bullet Journal. Dabei reflektiere ich, was ich erreicht habe und ob das meinem Ziel und nicht meiner Erwartung entspricht. Voraussetzung dafür ist eine klare Zieldefinition, ohne die ich meinen Erwartungen hinterher hechel. Diese Mechanik hilft mir, mich stets auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren.

Eine wirkliche Lösung habe ich bislang nicht gefunden. Ich hoffe auf die Wahrheit der Redewendung: »Selbsterkenntnis ist der erste Schritt zur Besserung!«