Newsletter #008 - Produktivitätsguide

Im vierten Teil der Serie "Wissen in Bildern" zoome ich aus dem Thema Meeting heraus und betrachte den gesamten (Arbeits-)Tag unter dem Blickwinkel der Produktivität. Hierzu gibt es eine Vielzahl an Lektüren und daraus abgeleiteten Sketch-Notes. Deswegen werde ich mich auf die Essenz beschränken: Prioritäten, Fokus und Stetigkeit.

Dem vorweggeschickt: Ich kann mich noch so gut organisieren sein, fokussiert To-do-Listen abarbeiten und trotzdem nicht vorankommen oder glücklich sein. In dem Moment gilt es, den Schritt zurückzutreten und zu schauen, ob ich an den richtigen Dingen arbeite (das Warum), statt richtig zu arbeiten (das Wie). Der Frage nach dem Warum widme ich mich in meinem Blog im Allgemeinen und viele der Bücher, die ich lese, haben diese Frage im Fokus, weswegen ich den Aspekt hier im Newsletter ausklammere.

Prioritäten

Ich kenne meine Werte, meine Stärken und habe mir Ziele gesetzt. Um diese zu erreichen, definiere ich meine Aufgaben. Zusätzlich habe ich Verpflichtungen aus Beruf und Familie, die in Form von Mails, Telefonaten und Absprachen in mein Leben treten. Jeden Tag aufs neue gilt es, in dem Chaos Ordnung zu schaffen, um zum einen nicht die Übersicht zu verlieren und etwas zu vergessen. Zum anderen möchte ich festlegen, worauf ich meine Energie konzentriere, um stetig auf meine Ziele hinzuarbeiten bzw. einzuzahlen.

Wenn ich keine klare Priorität habe, verpufft mein Einsatz und ich komme zum gleichen Effekt, wie im dritten Teil skizziert: Ich war den ganzen Tag beschäftigt und ich habe (gefühlt) nichts geschafft. Damit genau dies nicht geschieht, entwickle ich klare Prioritäten. Dafür gibt es für das persönliche Umfeld und für Teams unterschiedliche Methodiken, die nachfolgend skizziert sind.

Fokus

Der erste von drei Aspekten zu diesem Thema liegt darin, überhaupt mit der fokussierten Arbeit zu starten. Ich habe nach dem Anfangen schon oft darüber sinniert, dass es großartig gewesen wäre, hätte ich früher angefangen. Nur helfen solche Gedanken nicht. Also HEUTE anpacken!

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Ausrichtung des Fokus auf den Weg und nicht auf das Ziel. Jeder einzelne Schritt zum Ziel hin zählt. Jeder Schritt ist ein Erfolg und wird gefeiert – sei es durch das Abhaken auf einer Liste oder den Streak in einem Habit-Tracker.

Das Thema Priorität geht Hand in Hand mit dem Thema Fokus. Wenn ich keine oder zu viele Prioritäten habe, kann ich schwerlich fokussiert arbeiten. Entsprechend ist der dritte Aspekt die Konzentration auf eine Aufgabe zurzeit.

Stetigkeit

Wenn ich meine Arbeit gemäß Prioritäten selektiere und dabei den Fokus halte, bleibt nur ein letzter Punkt, um erfolgreich durch den Produktivitätsdschungel zu kommen: die Stetigkeit bzw. Kontinuität. Es reicht nicht aus, gelegentlich die richtigen Prioritäten zu setzen und den klaren Fokus zu halten. Diese Art gilt es, als Gewohnheit zu etablieren.

Am besten beschrieben hat dies James Clear in seinem Buch Die 1 % Methode (hier mein Buchreview). Ein gutes Hilfsmittel ist das Verknüpfen alter Gewohnheiten mit neuen. Grundsätzlich plädiert Clear dazu, Systeme zu schaffen, die uns bei der neuen Gewohnheit unterstützen und einen dafür passenden Rahmen schaffen.

Die 1-Prozent-Methode ist nur ein Ansatz von vielen. Nachfolgend findest du eine Reihe von Ansätzen zum Experimentieren. Nicht jeder Ansatz funktioniert bei jedem oder jeder. Ich empfehle gezieltes Ausprobieren, Reflektieren und Anpassen.

Hilfsmittelsammlung

Wenn es darum geht, dem Prokrastinieren entgegenzuwirken, finden sich auf dem kommenden Sheet elf wundervolle Techniken, die passend angewandt hilfreich sind. Bei mir sind folgende ständig im Einsatz:

• Eat the frog hilft mir bei unbequemen und unliebsamen Aufgaben, diese so schnell wie möglich am Tag erledigt zu haben.
• Two Minute Rule wende ich beim Bullet Journal an. Bevor ich die Aufgabe notiere oder spätestens bevor ich sie abends übertrage, wird eine kurze Aufgabe erledigt.
• Kaban Board ist neben dem Sprint in der agilen Softwareentwicklung ein gängiges Tool, um Projektaufgaben zu verwalten, wenn diese bereits operativ im Einsatz sind und die Zeit des Aufgabendurchlaufs an Relevanz gewinnen.
• Timeboxing wende ich grundsätzlich bei Meetings an. Sowohl für den gesamten Rahmen als auch für die einzelnen Ordnungspunkte des Termins.

  

Die folgende Grafik gliedert die Techniken dahingehend ein, wann sie idealerweise am Tag angewandt werden, um maximal strukturiert zu arbeiten. An dieser Stelle möchte ich betonen, dass diese beschränkte Form der Optimierung zum Produktivitätshamsterrad führt. Der regelmäßige Helikopterblick auf das große Ganze darf nicht fehlen.

Ich möchte das Augenmerk besonders auf die letzte Zeile lenken. Den Tag abzuschließen und in Form eines Journals zu reflektieren, ist aus meiner Sicht das mächtigste Instrument, das die unterschiedlichen Sheets an Tipps bietet.

Zum Abschluss möchte ich dir das Sheet mit der Kombination der 80:20-Regel und den Tiny Habits zum "Entstressen" an die Hand geben. In diesem Kreislauf zeigt Poensgen, wie die 80:20-Regel auf unterschiedliche Aspekte des Lebens angewandt werden kann. Für mich liegt der Kern der 80:20-Regel darin, dass Perfektion kein Ziel ist, sondern eine Ablenkung bzw. Verschwendung.

Ich werfe regelmäßig einen Blick auf dieses Sheet. Jeden Abschnitt eine Minute durch den Kopf gehen lassen und die Gedanken notieren. Diese zehn Minuten reichen, um neue Ideen zu entwickeln. Und bei mir wirken die Gedanken nach, weswegen mir in den Folgetagen noch weitere großartige Ansätze einfallen, wie ich mit wenig Aufwand deutlich mehr erreichen kann.

Fazit

Das Thema Produktivität ist dermaßen umfangreich, dass damit Bücherregale gefüllt werden können. Diese Fülle an Möglichkeiten ist so immens wichtig, weil Menschen so unterschiedlich denken und fühlen und gleichzeitig das Bestreben teilen, etwas zu schaffen. Jetzt sind wir für die täglichen Aufgaben gewappnet und können uns den To-do-Listen stellen, oder?

Spätestens an dieser Stelle – und vielleicht sogar schon früher – meldet sich eine warnende Stimme. Bei aller Liebe zur Produktivität werden die Listen nie leer und ich werde nie fertig. Was soll das alles? Wo bleibt die Zufriedenheit, die Freude?

Und genau dieser Frage widme ich mich im kommenden Newsletter: Was erreiche ich ein zufriedenes Leben und ist "Folge deiner Leidenschaft" ein guter Ratschlag? Spoiler nein.

Bis dahin ein humorvoller Einblick in eine fragwürdige Optimierungstechnik.

Link-Empfehlungen

Link 1: Was ich gerne vorher über Skalierung gewusst hätte

In dem Artikel gliedert ein Entwickler seine Erkenntnisse in unterschiedliche Phasen, die er bei der Skalierung zu 1.000.000 Nutzern durchlaufen hat. Dabei beschreibt er je Phase den Bottleneck und untermauert die Beobachtungen und Anpassungen mit Performancemessungen.

Link 2: Brauche ich ein Entwicklertagebuch?

In dem Artikel von Devlink Tips wird der Nutzen eines Entwicklertagebuchs skizziert. Es startet mit der These, dass unser Gehirn regelmäßig rm -rf /knowledge laufen lässt. Ich selbst bin noch unentschlossen, ob ich separate Notizen führe oder die Gedanken als Teil meines Bullet Journals festhalte.

Link 3: Open Source als Fundament der Weltwirtschaft

In "The Decoder" schreibt Maximilian Schreiner darüber, dass 5 % der Entwickler 96 % des modernen Gemeinguts – aka Open Source – erzeugen und damit das digitale Fundament der Weltwirtschaft bilden.

Server Side Stories

Seit dem letzten Newsletter sind drei weitere Folgen meines Podcasts "Server Side Stories" herausgekommen. Details findest du hier:

• Episode 16 – Review Q1 2025: In der aktuellen Folge von Server Side Stories blicken wir auf das vergangene Quartal zurück – ein Format, das wir künftig regelmäßig machen möchten. Und es war einiges los:

• Episode 17 – Dev-Setup deep dive: Unsere Tools, Apps & SetApp-Tipps: In dieser Folge plaudern wir aus dem Nähkästchen: Welche Apps und Tools nutzen wir eigentlich täglich in unserem Entwickler-Alltag? Vom ersten Terminal-Kommando bis zum letzten Screenshot vor dem Feierabend – hier ist unser Werkzeugkasten auf dem Mac.

Abonnieren kannst du den Podcast bei Spotify und Apple Podcast.

Ausblick

Im vierten Teil der Serie haben wir das Thema Produktivität intensiv beleuchtet. Neben den effektiven Meetings sind jetzt auch die Arbeitstage entsprechend gestaltet. Nur ist Arbeit nicht alles im Leben. Wo bleibt da die Zufriedenheit und Freude? Was kann ich für mich tun? Diesen Fragen widme ich mich Mitte Juli.

Vielen Dank, dass du meinen Newsletter liest.

All the best – Mark