Newsletter 007 - Ein Meeting kommt selten allein

Im dritten Teil der Serie "Wissen in Bildern" konzentriere ich mich auf Meetings. Ich selbst habe es (leider) oft gesagt und ich höre es noch viel öfter:

Ich war den ganzen Tag in Meetings und Calls – ich habe nichts geschafft.

Meiner Erfahrung nach hat dies drei Gründe, die jeweils einzeln oder im schlimmsten Fall in Kombination zutreffen:

• Die Meetings sind nicht oder mangelhaft geplant, geschweige denn gut ausgeführt.
• Wir führen uns den Wert der gewonnenen Erkenntnisse nicht richtig vor Augen.
• Die Zerstückelung des Tages in viele kleinteilige Termine erlaubt keine Fokuszeit mit Flow.

In den kommenden Abschnitten gibt es reichlich Tipps, damit dein Meeting in Zukunft besser läuft. Sei es als Teilnehmer:in oder als Organisator:in. Ich spreche in meinen Ausführungen ausschließlich von Meetings, jedoch kann dies ausnahmslos auf Telefonate bzw. Video-Calls angewandt werden. Wenn es Besonderheiten für die eine oder andere Variante gibt, betone ich das in dem jeweiligen Abschnitt.

Wie plane und führe ich effektive Meetings?

Die Güte der Meetings hängt von der Meeting-Kultur im Unternehmen ab. Diese lässt sich auf einen Schlag nicht ändern, jedoch schrittweise verbessern, indem Einzelne – in diesem Fall also du – die gewünschte Kultur als Vorbilder leben. Einen guten Leitfaden habe ich im Ansatz des Amazon-Gründers Jeff Bezos gefunden.

Ergänzend zu seinen Regeln möchte ich noch Folgendes erwähnen:

• Im Gegensatz zu der "Study Hall" Zeit kann vorab die Agenda mit allen relevanten Informationen verschickt werden und die Erwartung bestehen, dass sich alle vorbereitet haben – das würde ich abhängig davonmachen, wie vorbereitet die Beteiligten in den Terminen sind.
• Solltet ihr den Stundensatz der Beteiligten kennen, könnt ihr die Kosten des Meetings bestimmen. Ob ihr dies am Ende im Rahmen der Zusammenfassung erwähnt, bleibt euch überlassen. Zumindest wisst ihr, wie viel euch der Erkenntnisgewinn gekostet hat.
• In der "Zwei-Pizza" Regel steckt implizit der Aspekt, nur die nötigsten Teilnehmer:innen einzuladen. Nimm dir dies unbedingt zu Herzen. Ansonsten musst du darauf hoffen, dass die Personen den Mut haben aufzustehen und zu gehen, weil sie erkennen, dass sie nicht für das (Meeting-)Ziel gebraucht werden.

Wie bringe ich mit Fragen ein Meeting voran?

Um Meetings voranzubringen, helfen gute Fragen. Weiter unten findest du eine Liste von Fragen und deren Zweck bzw. Motivation. Ich nutze diese Liste als Spickzettel, wenn ein Termin hakt.

Ich möchte einige Dinge vorwegschicken, die meiner Meinung nach Voraussetzungen für effektive Meetings sind, jedoch nicht immer von allen befolgt werden:

• Seid anwesend – das Handy ist leise und nicht auf dem Tisch oder sonst wie direkt greifbar. Braucht es den Laptop aufgeklappt vor euch – mit all den ablenkenden Notifikationen – wirklich?
• Konzentriert euch in virtuellen Meetingräumen auf das Gespräch und habt keine weiteren Browser-Tabs, Mails oder Messenger offen. Auch wenn es in einer vermeintlich langweiligen Passage noch so verlockend ist.
• Stellt euch die Frage, ob ihr was zum Meeting beisteuern könnt. Wenn nicht, ob ihr wichtige Erkenntnisse gewinnen könnt, die nicht aus dem Protokoll hervorgehen werden. Oder ob ihr für etwaige Fragestellungen mit eurem Fachwissen bereitstehen sollt. Wenn auf sämtliche Fragen ein Nein folgt, fragt nach eurer Rolle und dem Grund eurer Anwesenheit und verlasst den Termin gegebenenfalls.

Wie antworte ich klar und selbstsicher?

Die Art und Weise, wie ich meine Antwort formuliere, hat vielfältige Auswirkungen. Ich möchte den Blickwinkel auf die eigene Glaubwürdigkeit lenken. Je nach Formulierung werden mich die Teilnehmer:innen als kompetent und selbstsicher wahrnehmen, unabhängig davon, ob ich fachlich und inhaltlich richtig liege. Diese kleinen Nuancen werden in der Regel unbewusst wahrgenommen, genauso so wie sie unbewusst genutzt werden.

Ich empfehle dir beim nächsten Meeting darauf zu achten, wie oft die Klassiker aus der nachfolgenden Grafik genutzt werden:

Life-Hack – wie eröffne ich Meetings?

Wir wissen nun, wie wir ein Meeting organisieren und ausführen. Wir stellen großartige Fragen und geben noch bessere Antworten – also alles perfekt. Doch gelegentlich merken wir zu Beginn, dass die Anwesenden nicht 100-prozentig dabei sind und abgelenkt oder desinteressiert wirken. Damit das Meeting trotzdem gut startet und wie gewünscht ablaufen kann, helfen Eisbrecher.

Diese Fragen können dem gegenseitigen Kennenlernen dienen oder durch Humor die Runde auflockern. Ich möchte hier drei Fragen vorstellen, die einen anderen Ansatz verfolgen: Hier geht es darum anzuerkennen, dass die Teilnehmenden gerade in Gedanken woanders sind und wir uns aufrichtig dafür interessieren. Wir erzeugen Verständnis füreinander und können uns danach auf das eigentliche Thema einlassen.

Fazit

Wenn ich am Ende eines Tages das Gefühl, nichts geschafft zu haben, erlebe, ist mein erster Impuls der Griff zu meinem Bullet Journal. Darin halte ich meine Erkenntnisse, die ich am Tag gewonnen habe, fest. Dabei stelle ich meistens fest, dass ich sehr viele und wichtige Informationen gesammelt habe, die es mir erlauben, an den verschiedenen Projekten weiterzuarbeiten.

Sollte ich widererwartend wenig an Erkenntnissen erlangt haben, gehe ich gedanklich die Meetings durch – habe ich nur passiv gelauscht oder mich aktiv eingebracht? War meine Anwesenheit in den Terminen wirklich notwendig? Oder bin ich einfach nur erschöpft, weil es so viele Meetings waren? Nachdem ich die Fragen kritisch betrachtet habe, notiere ich meine Action-Items, wie ich es zukünftig besser machen kann.

Eine Sache wird nach einem Tag voller Termine immer bleiben: die umfangreichen und zeitintensiven Aufgaben auf der To-do-Liste, die längere Fokuszeit brauchen. Warum diese auf der To-do-Liste stehen und was das mit dem Thema Produktivität zu tun hat, ist Schwerpunkt des nächsten Newsletters.

Link-Empfehlungen

Link 1: Warum es dir egal sein sollte, was andere über dich denken

In Thomas Oppongs Artikel geht es darum zu erkennen, wie wichtig es ist, auf sich selbst zu achten und nicht so viel auf die Meinung anderer zu geben. Darum immer berücksichtigen:

Du würdest dir nicht so sehr Sorgen darüber machen, was andere über dich denken, wenn du erkennst, wie selten sie es tun – Eleanor Roosevelt.

Hier der Artikel

Link 2: Front-Ops – Was das?

Lange Zeit konnte man sich als Frontend-Entwickler aus dem Thema Betrieb heraushalten. Es sind nur eine Handvoll statische Dateien bereitzustellen und fertig. Dass die Welt in Zeit von agilen, crossfunktionalen Teams nicht mehr so einfach ist, ist längst klar. Nur was bedeutet dies für das Frontend?

Auf diese Frage gibt Maksim Dolgikh in seinem Artikel eine gute Antwort.

Link 3: React ⇒ useEffect

Der Artikel beginnt mit einem Beispiel, das bestimmt jeder React-Entwickler schon mal erlebt hat – mysteriöse Re-Renders, die mit useEffect zusammenhängen. Im Laufe des Artikels zeigt Amaresh Adak Anti-Patterns und wie diese zu vermeiden sind. All das mit guten Codebeispielen, die seine Punkte verdeutlichen.

Hier der Artikel

Server Side Stories

Seit dem letzten Newsletter sind drei weitere Folgen meines Podcasts "Server Side Stories" herausgekommen. Details findest du hier:

• Episode 13: Warum das richtige Arbeitsumfeld mehr ist als ein schöner Schreibtisch. Produktivität ist eines dieser Buzzwords, die uns ständig begegnen. Ratgeber, Artikel und Podcasts drehen sich häufig darum, wie man sich selbst optimieren kann: besserer Fokus, mehr Output, effizientere To-do-Listen. Was dabei oft zu kurz kommt: Das Umfeld, in dem wir arbeiten. Dabei ist genau das einer der wichtigsten Faktoren – nicht nur, um produktiv zu sein, sondern um überhaupt gut arbeiten zu können.

• Episode 14: Vom Snake-Code zur WebUI: Unsere ersten Schritte in die Computerwelt. Lasst uns mal ganz am Anfang beginnen, was war denn euer erster Computer? Und habt ihr ihn genauso intensiv wie wir dazu genutzt, um Giana Sisters zu spielen?

• Episode 15: UI/UX mit Stefan Bothe. In dieser Folge begrüßen wir Stefan Bothe, der mit uns über seine langjährige Erfahrung im Design digitaler Produkte spricht, insbesondere in den Bereichen UI und UX. Er teilt mit uns seine berufliche Entwicklung vom kreativen Beginn mit Graffiti und Webdesign bis hin zu seiner Selbstständigkeit.

Abonnieren kannst du den Podcast bei Spotify und Apple Podcast.

Ausblick

Im dritten Teil der Serie haben wir das Thema Meetings betrachtet. Nachdem wir Wissen erlangt und uns erfolgreich für einen Job beworben haben, wissen wir jetzt, wie wir das Beste aus Meetings herausziehen. Jedoch kann selbst bei perfekt organisierten, tagesfüllenden Meetingmarathons das Gefühl bleiben: Ich war heute unproduktiv. Und genau diesem Thema widmen wir uns Mitte Juni.

Vielen Dank, dass du meinen Newsletter liest.

All the best – Mark