Vereinsmanagerfortbildung Teil 2 - Modul Marketing und Event Management

Ergänzungen zum Teil 1

Beginnen möchte ich mit einigen Ergänzungen zum Teil Kommunikation und Führung. Just gestern habe ich als Abteilungsleiter Tischtennis meine erste Hauptversammlung abgehalten. Im Rahmen der Vorbereitung habe ich mir viele Tipps der Dozentin und der Teilnehmer:innen zu Herzen genommen. Und dies hat zu einer erstaunlich entspannten Versammlung geführt.

Auf zwei Aspekte möchte ich eingehen. Zum einen habe ich vorab mit potenziellen Kandidaten für die zu wählenden Positionen gesprochen und deren Bestätigung eingeholt, dass sie sich zur Wahl stellen und das Amt übernehmen würden. Damit konnte ich das betretene Schweigen auf die Frage "Wer stellt sich als stellvertretender Abteilungsleiter:in zur Wahl?" während der Sitzung vermeiden. Und die Abstimmungen sind zügig vonstattengegangen. So blieb mehr Zeit für die Berichte und den Austausch untereinander. Zum anderen habe ich für die besonderen Leistungen der Ehrenämter ein kleines Dankeschön besorgt und mit gebührender Ansprache überreicht. Auch wenn danach mehrfach beteuert wurde, dies sei nicht nötig, glaube ich, dass eine solche Wertschätzung wichtig ist und solche warme Dusche gut tut.

Die Fortbildung und der Austausch mit den anderen Kursteilnehmer:innen haben mich exzellent vorbereitet, weswegen ich in dieser neuen Position ruhig bleiben konnte. So konnte ich im Nachhinein meinen Fokus darauf legen, wie ich es im kommenden Jahr noch besser hinbekomme und musste mich nicht ärgern, dass es etwas schiefging oder mir unangenehm war.

Ähnlich wird es bei dem nächsten Event oder der nächsten Marketingmaßnahme sein.

Erkenntnisse zum Thema Marketing

• Auch im Verein spielt eine langfristige Strategie eine zentrale Rolle. Ohne diese Strategie lassen sich operative Maßnahmen nicht ableiten oder Resultate beurteilen.
• Vor allem im Vereinsumfeld gilt: "Das Verhalten von heute ist der Standard von morgen". Wenn ich gewissen Umgang miteinander möchte, muss ich dies in meiner Kommunikation vorleben. Und bei Abweichungen gilt es, als Führungsperson das Gespräch zu suchen.
• Bei Bildmaterial ist besondere Vor- und Umsicht geboten. Zum einen spielt der Datenschutz eine Rolle → Darf ich die Menschen auf dem Bild für den Verein im Social Media Umfeld veröffentlichen? Zum anderen muss ich seitens Fotograf ein Augenmerk für die Sponsoren haben → Sind die Logos auf Banden sichtbar und nicht durch Teilnehmer verdeckt?
• Weiterführend ist beim Bildmaterial relevant, dass die transportierten Inhalte die Botschaft unterstützen und z. B. zeigen, um welche Sportart es sich handelt? Um welchen Verein es geht? Ist der Sponsor sichtbar?

Schlussendlich ist klar geworden, dass, was auch für die freie Wirtschaft gilt, auch im Verein gilt. Marketing passiert nicht einfach nebenbei. Es ist ein strukturierter strategischer Prozess, der am Ende einer Kontrolle bezüglich der Wirksamkeit bedarf und gewissenhaft auszuführen ist.

Erkenntnisse beim Thema Event Management

• Beim Event Management im Verein haben wir den enormen Vorteil, auf ehrenamtliche Helfer bauen zu können. Die damit verbundene Ersparnis ist enorm. Das gilt es sich als Veranstalter unbedingt bewusst zu machen und wertzuschätzen!
• Wenn für ein Event ein Sponsor gesucht und gefunden wird, weiß dieser nicht unbedingt, dass im Schnitt sein Investment als 1,5-fache an Kosten während der Vorbereitungsphase zusätzlich entsteht. D. h. ein Sponsoring von 10.000 € führt beim Sponsor zu 15.000 € Kosten in der Vorbereitung. Damit es kein böses Erwachen gibt, ist dies unbedingt vorab abzuklären.
• Egal, wie das Event angelegt ist, es gilt ein besonderes Augenmerk auf die Siegerehrung zu legen. Im Endeffekt bleibt es eine Sportveranstaltung mit irgendeiner Form von Wettkampf. Dabei ist die Siegerehrung der zentrale Teil. Dafür braucht es einen Plan (Musik, Fotos, Ablauf, etc.).
• Wenn während des Events Getränke oder Speisen angeboten werden, bietet es sich statt des Verkaufs eine Abgabe gegen Spende zu etablieren. Zum einen gibt es keine Umsatzsteuer, die abzuführen ist und in Regel führt es zu mehr Einnahmen.

Zusätzlich haben wir einige Gruppenarbeiten zu unterschiedlichen Themengebieten wie Sicherheitskonzepten oder Lärmschutz gemacht, sodass sich ein umfangreiches Bild abzeichnet. Klar wurde, dass größere Events (mehr als 100 Teilnehmer) nicht einfach so nebenbei abgewickelt werden. Und selbst bei kleineren Events gilt es, ein gutes Team aufzustellen, um ein gutes Event zu kreieren.

Fazit

In diesem Modul wurden die Grundlagen von dem großartigen Dozenten Thore Hansen (LinkedIn) vermittelt. Dank seiner reichhaltigen Erfahrung aus dem Gebiet konnte und hat er die Fortbildung mit vielen Erlebnisberichten angereichert. Damit sind die Inhalte hervorragend greifbar und die Relevanz für die eigene Vereinsarbeit offensichtlich. Ich freue mich schon, die gewonnenen Erkenntnisse auf das nächste Event – der vereinsinternen Clubmeisterschaft – anzuwenden. Und beim letzten Mal habe ich es versäumt, ein Augenmerk auf die Siegerehrung zu legen. Dies wird nicht wieder passieren.

Als Nächstes folgt das Modul Recht, aufgeteilt auf zwei Dozenten und zwei separate Wochenenden – damit geht es erst im Juni weiter. Ich werde berichten, was ich aus diesem augenscheinlich eher trockenen Themengebiet mitnehmen kann.