Vereinsmanagerfortbildung Teil 1 - Modul Kommunikation und Führung

Der Hintergrund

In meiner Rolle als Abteilungsleitung Tischtennis beim NTSV fühle ich mich sehr wohl. Die Abteilung ist klein (knapp über 150 Mitglieder) und meine Vorgängerin steht mir zum einen noch für Rückfragen zur Verfügung, und zum anderen haben wir eine umfassende Übergabe gemacht. Des Weiteren sehe ich in den grundlegenden Aufgaben keine große Herausforderung – mit "Dienst nach Vorschrift" ist das Notwendige zügig erledigt.

Meine Ziele mit der Abteilung und mein Anspruch an meine Rolle gehen jedoch über Dienst nach Vorschrift hinaus. Meine Vision umfasst folgende Aspekte:

• Wir bieten möglichst vielen Kindern die Gelegenheit zum Tischtennisspielen (Schwerpunkt Nachwuchsarbeit).
• Wir bieten begeisterten Jugendlichen die Möglichkeit zum intensiven Training, um ihre sportliche Begeisterung zu unterstützen und zu fördern (Schwerpunkt Leistungssport).
• Wir legen Schwerpunkt auf Mädchen und schaffen einen Wohlfühlort für deren Training.

Diese Vision fußt auf dem zentralen Wert der Wertschätzung. Dabei zeichnet sich Wertschätzung durch respektvollen und empathischen Umgang miteinander aus. Sie wird in Form von Teamgeist, Fairness und Toleranz gelebt.

Doch wie kann ich meine Vision umsetzen? Was darf ich in einem Verein (im Gegensatz zu einem Unternehmen) tun? Worauf muss ich achten und welche Regeln und Rahmen befolgen?

Für die Beantwortung dieser Fragen habe ich mich entschlossen, den Vereinsmanagerlehrgang zu besuchen. Im ersten Wochenendmodul wurde das Thema "Kommunikation und Führung" behandelt.

Erkenntnisse zum Thema Kommunikation

Nachfolgend meine Notizen zum Thema. Dank der Fortbildung habe ich einige Details tiefer durchdrungen:

• Jedes Gespräch oder Kontakt als Chance wahrnehmen – insbesondere die "schwierigen" und "unangenehmen" Gespräche bergen mit dem richtigen Mindset viel Potenzial, das sonst verschenkt ist.
• Rollenklarheit ist entscheidend, um Missverständnissen vorzubeugen – speziell in Umgebungen, in denen ich mehrere Rollen einnehme (z. B. Abteilungsleiter, Teammitglied oder Trainierender).
• Das Lesen von Körpersprache ist zu ignorieren, bis ich in einem Gespräch Irritation beobachte. Mit Irritation ist das Gefühl "Da stimmt etwas nicht" gemeint. Ansonsten sind überkreuzte Beine, verschränkte Arme oder dergleichen Haltungen, die aus Bequemlichkeit oder anderen trivialen Gründen eingenommen werden.
• Bei kritischen Themen auf den Punkt kommen, um dem Gegenüber das Verständnis zu erleichtern. Sollte die Formulierung zu schwafelnd sein, hilft es, die Punkte in einer Fremdsprache zu formulieren, die ich nicht verhandlungssicher beherrsche – in meinem Fall Englisch.
• Kritik nur am Verhalten äußern – Du kommst zu spät – und nicht am Sein – Du bist zu spät. Das Verhalten kann geändert werden, wer wir sind, nicht. Und Kritik am Sein steht keinem zu.

Neben meinen Notizen möchte ich zwei Punkte im Allgemeinen betonen, die gar nicht oft genug wiederholt und klargemacht werden können:

• Aktives Zuhören als die Methodik, um wirklich mit jemandem in Dialog zu treten. Mit einer Würze Empathie (Stichwort Perspektivwechsel) eröffnet dies sämtliche Wege zur Vermeidung oder Klärung von Konflikten. Dabei muss ich an eine Frau heute beim Einkaufen denken, auf deren T-Shirt stand: "Peace starts with Empathy".
• Vier-Ohren-Modell zur Verdeutlichung, was alles bei einem Gespräch zwischen Sender und Empfänger mitschwingt. Das Bewusstsein darüber kann einerseits helfen, besser im Sinne von klarer zu kommunizieren, und andererseits verdeutlicht es, wie einfach Missverständnisse unabsichtlich entstehen können (und aktives Zuhören so wichtig ist).

Erkenntnisse beim Thema Führung

Im Bereich Führung hatte ich eine zentrale Erkenntnis bei einem Rollenspiel. In der Übung ging es darum, paarweise zu agieren – einer saß in der Taxileitstelle am Funk, der andere als neuer Fahrer im Taxi. Es sollte eine dringende Anfrage von der Leitstelle an den Fahrer gegeben werden. Jeder hatte eine Karte der Stadt vor sich. Ich saß in der Leitstelle.

Das Framing der Aufgabe gepaart mit meinen Annahmen und dem Zeitdruck hat dazu geführt, dass ich die Aufgabe vollkommen vermasselt habe. Statt mir ein klares Bild zu verschaffen und auf die Fähigkeiten des Fahrers zu vertrauen, habe ich begonnen, mit rechts-links Anweisungen den Weg auf der Karte per Funk durchzugeben. Bis wir beide durchschaut haben, dass unsere Karten unterschiedlich waren, verging viel Zeit. Selbst danach ist es mir nicht gelungen, den Fahrer zum Gast zu dirigieren. Andere Teams haben die Aufgabe nach fünf Minuten beendet, während wir noch dabei waren, den Fahrgast zu finden. Das war ein schreckliches Gefühl. Was ging schief?

1. Die Art, wie die Aufgabe beschrieben wurde (neuer Fahrer), hat mich zur Annahme verleitet, dass der Fahrer die Strecke nicht kennt. Ich habe nicht eine Sekunde daran gedacht, zu fragen, ob die Adresse bekannt ist.
2. Wegen des Zeitdrucks habe ich direkt mit den Ansagen rechts-links begonnen, anstatt die gesamte Aufgabe mit dem Fahrer abzustimmen. Dadurch hatte der Fahrer keine Möglichkeit, mich zu unterstützen, weil er nicht wusste, was das Ziel ist und worum es gerade geht.
3. Durch mein Mikromanagement (Links-Rechts-Angaben) war ich die ganze Zeit aktiv, ohne was (wertvolles) zu tun. Ich hatte keine Zeit, meine (falschen) Annahmen zu validieren oder über die Aufgabe als Ganzes nachzudenken (ich hatte die Aufgabe auf dem Papier nicht mal durchgelesen).

Ich habe diese Übung im Team geschildert und um Feedback gebeten. Daraus ließen sich ein paar Erkenntnisse ableiten:

• Bei Aufgabendefinition weniger kleinteilig die Lösung durchkauen (Mikromanagement).
• Bei Besprechungen von Herausforderungen nicht sofort in Lösungen denken, sondern die Zeit nehmen, das Problem zu verstehen und die Optionen abzuwägen (unter Zeitdruck vorschnell handeln).

Ich bin sehr zufrieden mit dem Ergebnis. Vor der Fortbildung hätte ich mir das als Resultat nicht vorstellen können.

Fazit

In diesem Modul wurden die Grundlagen von der großartigen Dozentin Olivia Dorn vermittelt. Dank meiner bisherigen Weiterbildungen (ich habe hier berichtet) und meiner täglichen Arbeit im agilen Softwareentwicklungsumfeld war ich in dem Thema bereits gut gerüstet. Gerade deswegen konnte ich der Wiederholung viel abgewinnen. Es ist wie eine Auffrischung bei Erster Hilfe – gehört habe ich alles schon ein Mal; wirklich gewusst und aktiv anwenden oder unter Stress gezielt abrufen: da zeigt sich, wie gut die Grundlagen verstanden sind.

Als Nächstes folgen die Module Marketing und Veranstaltungsmanagement bei Thore Hansen – ich bin gespannt, was ich aus den zwei Tagen mitnehmen kann.