Unterlagen digitalisieren
Mit dem Start ins neue Jahr ist es bei mir zur Routine geworden, meinen Home-Office-Arbeitsplatz umzugestalten. Dieses Mal ist es etwas drastischer ausgefallen. Ich bin vom größeren in ein kleineres Zimmer umgezogen. Dabei musste ich enorm entschlacken und das hat sich ausgezeichnet angefühlt. Locher, Tacker, Klarsichthüllen und alles, was für die analoge Büroarbeit notwendig war, wurde jetzt endgültig entsorgt – Tschaka!
Dass ich überhaupt alles auf so kleinem Raum unterbringen kann, funktioniert nur, weil ich meine Unterlagen digitalisiert habe. In den vergangenen zwei Jahren habe ich schrittweise meine Berge an Aktenordnern gescannt. Angefangen mit den privaten, gefolgt von den Firmenunterlagen. Übrig ist ein Eingangspostkorb für Briefe, den ich einmal im Jahr abarbeite.
Neues Home-Office Setup
Dies war der Test für mein neues Schreibtisch-Setup. Links von mir steht der Scanner, den ich ohne aufzustehen gut erreiche. Dank flexibler Bildschirm- und MacBook-Halterung ist die Schreibtischfläche angenehm frei und bietet Platz für den Papierkram. Die verarbeiteten Dokumente wandern nach rechts in den Ausgangsstapel – die Ablage für den Papierschredder.
Mein Ansatz für die digitale Ablage
Für meine digitale Ablage und den Zugriff darauf habe ich mich für pCloud entschieden. Die haben öfter großzügige Rabattaktionen für die Lifetime Nutzung. Mit 2 TB an Speicherplatz kann ich sowohl Fotos, Dokumente und selbst kleinere Videos optimal unterbringen. Damit die Daten für den Serviceanbieter nutze ich zusätzlich noch deren Verschlüsselungsdienst. Die Daten werden nur auf meinen Geräten entschlüsselt und sind für andere reiner Datenmüll.
Ich habe über dieses Setup Zugriff über meinen Mac und meine Mobilgeräte. Ich kann einzelne Dokumente in den Offline-Modus nehmen, sodass ich ohne Funknetz auf den notwendigen Datenzugriff habe. Das nutze ich gerne, wenn ich Eintrittskarten mit QR-Code habe.
Kosten für Speicherung
Wenn ich den Dienst 10 Jahre nutze (und ich habe vor, den Dienst länger zu nutzen), sind meine Kosten für das Setup überschaubar. Insgesamt 429 € verteilt auf 120 Monate ergibt monatliche 3,57 € für 2 TB an Daten inklusive Verschlüsselung. Hier die Kosten aufgeschlüsselt, wie sie im Januar 2023 galten:
- Lifetime Premium 2 TB Speicher für 279 €
- Lifetime Encryption Lizenz für 150 €
Datenzugriff
Als ich meine Digitalisierung geplant habe, hatte ich über Dienste wie fileee nachgedacht, damit ich die Dokumente durchsuchen kann und deren Inhalte im Zugriff habe. Die Funktionalität erschien mir notwendig. Zum Glück war mein Gedanke damals "weniger ist mehr". Zunächst wollte ich abwarten, bis ich wirklich vor dem Problem stehe und in meinen Daten etwas suche und nicht finde. Nach zwei Jahren hat sich die Situation nicht ergeben. Nicht weil ich nichts gesucht habe, sondern weil ich immer alles gefunden habe. Die Ordnerstruktur und Dateinamen reichen völlig aus.
Fazit
Mein Schritt zum papierlosen Büro ist erfolgreich. Wie ihr wisst, führe ich ein handschriftliches Bullet-Journal. Es wird bei mir wohl nie (ein gefährliches Wort) ganz ohne Papier funktionieren. Dass ich mich von den Papierbergen befreit habe, ist jedoch jede Minute der Scan-Fleißarbeit wert. Ich bin gespannt, welche Verbesserung für den Alltag mir als Nächstes in den Sinn kommt.
Womit seid ihr ins neue Jahr gestartet?
